Hai una squadra di tecnici che gira il Ticino tutto il giorno. Tu, in ufficio, provi a tenere insieme il puzzle: chi va dove, con quali ricambi e soprattutto chi ha firmato cosa. Il risultato? Rapportini scritti a mano che arrivano stropicciati il venerdì sera, interventi fatti e mai fatturati, e clienti che chiamano per sapere «è a che ora passate?».
Se vivi di assistenza, manutenzione o installazioni, il problema non è il lavoro: è tutto quello che ci gira intorno. E qui Odoo, con il modulo Field Service, fa una differenza che si vede in cassa.
Il campo è in movimento, l'ufficio è nel caos
Finché gli interventi li gestisci tra telefonate, messaggi WhatsApp e foglietti sul cruscotto, qualcosa si perde sempre. Di solito la cosa che fattura. Ecco cosa cambia quando ogni intervento ha una sua scheda:
- Un calendario condiviso che tutti vedono in tempo reale: niente più due tecnici mandati dallo stesso cliente.
- L'urgenza assegnata al tecnico più vicino e disponibile, non a quello che per caso risponde al telefono.
- Ore, ricambi e foto dell'intervento in un unico posto, non sparsi tra tre quaderni.
- Lo storico del cliente a portata di mano: cosa hai già riparato, quando e con quale pezzo.
Pianificare senza fare il centralinista
La parte più pesante della tua giornata spesso non è tecnica: è incastrare appuntamenti. Con Odoo trascini l'intervento sul calendario del tecnico giusto e il gioco è fatto. Vedi a colpo d'occhio chi è pieno e chi ha un buco, e riorganizzi la giornata in dieci secondi quando salta fuori l'emergenza delle 9 del mattino. Il cliente riceve in automatico la conferma dell'appuntamento, così la telefonata «a che ora venite?» te la risparmi.
Il tecnico lavora dallo smartphone (anche senza campo)
Il tuo tecnico non deve diventare un impiegato. Dal telefono, direttamente in cantina o sul tetto, apre l'intervento, segna le ore, aggiunge i materiali usati, scatta la foto del prima e del dopo e fa firmare il cliente sullo schermo. Tutto in un paio di tocchi.
E se nel seminterrato non c'è segnale? L'app funziona anche offline: appena il telefono ritrova la rete, i dati si sincronizzano da soli. Il rapportino cartaceo che si perde tra i sedili dell'auto diventa un ricordo.
Dall'intervento alla fattura, senza buchi
Questo è il punto dove di solito se ne vanno i soldi. Con Field Service le ore e i materiali registrati sul posto si trasformano in fattura con un clic: niente da ribattere, niente da ricordare. Ogni intervento chiuso è un intervento pronto da fatturare, quindi smetti di scoprire a fine mese che tre lavori sono semplicemente evaporati. Fatturi prima, incassi prima.
Cosa cambia per te, in soldi
- Meno interventi dimenticati: più fatturato con gli stessi tecnici.
- Fatture più veloci: l'incasso non aspetta più il rientro dei rapportini.
- Meno telefonate e meno ricopiature: ore d'ufficio liberate ogni settimana.
- Clienti informati e storico ordinato: meno lamentele e più contratti di manutenzione firmati.
Il vantaggio vero: è tutto collegato
Field Service non vive da solo. È dentro lo stesso Odoo del magazzino, della contabilità e del CRM. Il ricambio che il tecnico usa esce dalle scorte in automatico, la fattura finisce dritta in contabilità, il cliente è lo stesso che hai nel CRM. Un dato inserito una volta sola, buono per tutti. Addio Excel paralleli.
Noi di ticinoWEB lo configuriamo su misura della tua azienda: in italiano, con la contabilità svizzera già pronta e i tuoi interventi reali. Ti facciamo vedere come sarebbe la tua giornata, non una demo finta.